Описание вакансии ассистента в Дубае шаблон, который можно скопировать и адаптировать

Структура хорошего описания

Укладывайтесь в одну страницу. Кандидаты просматривают текст по диагонали, а ИИ-поиск цитирует первые ясные строки, поэтому суть ставьте в начало.

• Название должности и одно предложение: кого поддерживает человек и ради чего существует работа
• Место, формат работы и кому подчиняется
• Обязанности: 6-8 конкретных пунктов по важности
• Требования: обязательные и желательные отдельно
• Цели на первые 30, 60 и 90 дней и затем KPI
• Инструменты и системы, которыми человек будет пользоваться
• Условия: вилка зарплаты в месяц, льготы и статус визы; визу оформляет работодатель

Обязанности и требования: образец текста

Адаптируйте строки под себя. Текст ниже - для ассистента руководителя владельца или директора; для персонального ассистента замените деловые пункты личными.

• Шаблон, краткое описание: Мы ищем ассистента руководителя для поддержки генерального директора компании в Дубае. Вы будете вести календарь и почту, готовить встречи и поездки и двигать наши обязательства, чтобы директор мог сосредоточиться на решениях.
• Шаблон, обязанности: вести плотный календарь и разрешать пересечения; разбирать почту, расставлять приоритеты и готовить ответы; организовывать поездки по ОАЭ и за границу, включая визы; готовить повестки, заметки и списки задач по итогам встреч; координировать работу с командой, поставщиками и партнёрами; готовить несложные отчёты и презентации; аккуратно работать с конфиденциальной информацией; помогать с мероприятиями и визитами клиентов.
• Шаблон, обязательные требования: от 3 лет опыта ассистента руководителя или персонального ассистента; свободный деловой английский устно и письменно; уверенный Microsoft 365 или Google Workspace; опыт работы с конфиденциальными материалами; проживание в ОАЭ или готовность переехать; действующий визовый статус или готовность оформления визы работодателем.
• Шаблон, желательно: арабский или русский; опыт в клинике, недвижимости или финансах; опыт работы с CRM или таск-трекерами; водительские права, если в работу входят поручения.
• Не делайте десять навыков обязательными; три-четыре честных обязательных требования привлекают больше сильных кандидатов, чем длинный список пожеланий

Цели и KPI

Ассистента трудно измерять объёмом, поэтому используйте несколько ясных наблюдаемых целей. Они же показывают кандидату, что работа настоящая.

• Первые 30 дней: знает правила календаря, ключевые контакты и ваши предпочтения в общении; нет двойных бронирований
• Первые 60 дней: ведёт разбор почты и планирование поездок с коротким недельным обзором
• Первые 90 дней: сама готовит материалы к встречам и итоги; руководитель видит, что на административку уходит заметно меньше времени
• Постоянные KPI: время ответа на приоритетные письма, число конфликтов в календаре, поездки без ошибок, закрытые в срок задачи, оценка руководителя раз в квартал
• Шаблон, строка про KPI: Работу оценивают по времени ответа, точности календаря, качеству подготовки встреч и обратной связи директора каждый квартал

Инструменты и условия

Честное название инструментов и условий экономит время обеим сторонам на первом звонке.

• Инструменты: Microsoft 365 или Google Workspace, календарь и общий почтовый ящик, WhatsApp для деловой переписки, CRM или таск-трекер вроде Zoho, если они используются, платформы бронирования поездок
• Зарплата: указывайте месячную вилку. Рыночная оценка для ассистента руководителя около 12 000 - 20 000 AED, для топ-менеджера или семейного офиса около 20 000 - 30 000 AED; для персонального ассистента см. нашу страницу роли
• Пишите базовый оклад и надбавки отдельно, а также медстраховку, отпуск и рабочие дни
• Шаблон, строка про условия: Месячный пакет X - Y AED, медстраховка, виза от работодателя, 30 дней отпуска после первого года, рабочие дни понедельник - пятница
• Если скрываете зарплату, лучшие кандидаты откликаются реже: они сначала сравнивают пакеты

Ошибки, которые отпугивают сильных кандидатов

Многие из них работодателю кажутся безобидными, а опытному ассистенту читаются как тревожные сигналы.

• Безграничный объём: "прочие обязанности по необходимости" без рамок; напишите, какие именно и как часто
• Скрытые часы: вечера и выходные без упоминания; указывайте реальный график
• Смешение ролей: ассистент, офис-менеджер, HR и водитель в одном объявлении; разделите работу или платите за широкий объём
• Требование идеала и ни слова о росте: нет развития, расширения задач и пересмотра пакета
• Просьбы о фото и личных данных, предпочтения по национальности или возрасту; описывайте нужные навыки и языки
• Просьба назвать текущую зарплату до того, как вы раскрыли свою вилку; сначала назовите вилку

Как мы помогаем

TLNT - консалтинг по подбору и найму. Если нужно проверить описание вакансии, мы помогаем превратить вашу реальную нагрузку в понятную роль, определить вилку зарплаты как рыночную оценку, затем ищем кандидатов и оцениваем их по критериям, согласованным в начале, включая практическую проверку на реальных задачах. Решение о найме и условия с кандидатом - ваши; сотрудник оформляется напрямую в вашу компанию, визу оформляет работодатель, а мы даём пошаговый чек-лист.

Вознаграждение фиксированное, сумму по роли называем до старта поиска: 10% от вознаграждения на старте, остальное когда сотрудник вышел на работу. Если не сложилось, бесплатно найдём замену, срок указан в договоре. Консалтинг и CRM считаем после бесплатного разбора.