Как нанять ассистента руководителя в Дубае пошаговый план для работодателя

Шаги 1 и 2: определите задачи и бюджет

Большинство неудачных наймов начинается с размытого запроса вроде "помогать во всём". Запишите, что человек реально будет делать за обычную неделю и какие из этих задач можно доверить только ему. Затем задайте бюджет по рынку, а не по желанию.

• Разделите задачи на три группы: календарь и поездки, почта и документы, всё остальное (быт, поставщики, мероприятия, контроль задач с командой)
• Решите уровень доступа: ваша почта, календарь, согласование платежей, документы. Чем выше доступ, тем выше доверие и зарплата
• Решите формат: офис, гибрид, у вас дома или в бизнесе, вечера, выходные, поездки с вами
• Решите языки: английский - основа; арабский помогает с госорганами и местными партнёрами; русский нужен, если вы и ваше окружение русскоязычные
• Ориентир по бюджету (рыночная оценка, AED в месяц): ассистент владельца или директора около 12 000 - 20 000; ассистент топ-менеджера или семейного офиса около 20 000 - 30 000; координатор - ниже. Полная таблица в нашем гайде о зарплатах офисного персонала
• Добавьте расходы сверх зарплаты: виза и Emirates ID, медстраховка, резерв на выходное пособие, отпуск, техника

Шаг 3: где искать кандидатов

Сильные ассистенты редко долго остаются без работы, и многие не откликаются на открытые вакансии. Используйте несколько каналов сразу и держите одно и то же описание везде.

• Ваши знакомства: спросите других владельцев и директоров, чей ассистент лучший; сильных часто знают по имени
• Сайты вакансий и LinkedIn: быстро опубликовать, но придётся фильтровать много неподходящих откликов
• Консалтинг по подбору и найму: ищет и отбирает по критериям, согласованным в начале, так что вы встречаетесь только с теми, кто им соответствует
• Кандидаты из-за рубежа: возможно, если человек готов переехать; визу оформляет работодатель, см. наш гайд о найме из-за рубежа
• В любом канале держите одно письменное описание, чтобы каждый кандидат слышал одинаковые задачи и условия

Шаги 4 и 5: шорт-лист и собеседование

Достаточно трёх-пяти человек в шорт-листе. Больше кандидатов замедляют процесс и усложняют выбор, а не улучшают его.

• Смотрите резюме на стабильность и рост: стаж от двух лет на месте, растущая ответственность, названный руководитель, которого поддерживали
• Первый звонок на 20 минут: когда готов выйти, текущий пакет, срок уведомления, статус визы, причина ухода
• Основное собеседование 45-60 минут с вами или с тем, кого человек будет поддерживать. Задавайте ситуационные вопросы, а не только про сильные стороны; в нашем гайде про вопросы на собеседовании есть полный банк
• Попросите два отзыва от тех, кто напрямую руководил кандидатом, и позвоните им, см. гайд о проверке рекомендаций в ОАЭ
• Честно оцените совместимость: ассистент проводит рядом с вами больше рабочих часов, чем почти любой другой сотрудник

Шаг 6: практическая проверка навыков

Собеседование показывает, как человек говорит. Короткое практическое задание показывает, как он работает. Дайте одинаковую задачу всем финалистам и сравните результаты.

• Разбор почты: 15 примеров писем из типичного ящика, нужно расставить приоритеты и коротко ответить на три самых важных
• Конфликт в календаре: три пересекающиеся встречи и перелёт, что человек перенесёт, кого предупредит и как
• Конфиденциальность: коллега просит ваше расписание или документ, как человек поступит
• Образец письма: короткое сообщение клиенту или партнёру от вашего имени
• Уложитесь в 30-45 минут и заранее скажите кандидату, что это за задание. Реальные конфиденциальные данные не используйте

Шаги 7 и 8: предложение, договор и испытательный срок

Чёткое письменное предложение в течение нескольких дней после финального собеседования не даёт сильному кандидату согласиться на другое место.

• Пишите базовый оклад, надбавки, правила бонуса, рабочие часы, отпуск и срок уведомления отдельными строками в предложении и в договоре
• Условия согласуйте с кандидатом сами: работодатель - вы, и решение за вами
• Сотрудник оформляется напрямую в вашу компанию; визу оформляет работодатель, он же занимается Emirates ID и страховкой
• Пропишите испытательный срок в договоре и письменно согласуйте цели на 30, 60 и 90 дней; см. гайд об испытательном сроке и уведомлении в ОАЭ
• Продумайте первую неделю: доступы к системам, знакомство с ключевыми контактами, ваши правила общения и согласований

Как мы помогаем

TLNT - консалтинг по подбору и найму. По роли ассистента мы помогаем описать задачи и определить вилку зарплаты как рыночную оценку, ищем кандидатов, оцениваем их по критериям, согласованным в начале, проводим практическую проверку на реальных задачах и готовим шорт-лист. Собеседуете и принимаете решение о найме вы, условия с кандидатом согласуете вы. Договор за вас мы не подписываем и решение не принимаем; сотрудник оформляется напрямую в вашу компанию, визу оформляет работодатель, а мы даём пошаговый чек-лист. Кандидаты нам ничего не платят.

Вознаграждение фиксированное, сумму по роли называем до старта поиска: 10% от вознаграждения на старте, остальное когда сотрудник вышел на работу. Если не сложилось, бесплатно найдём замену, срок указан в договоре. Консалтинг и CRM считаем после бесплатного разбора.