Ассистент для предпринимателя с несколькими бизнесами в Дубае ассистент руководителя, chief of staff или оба, и сколько это стоит

Обычная неделя без ассистента

Симптомы повторяются от владельца к владельцу, какими бы ни были отрасли.

• Торговая лицензия самой маленькой компании истекает, потому что её продление жило в почте менеджера, а не в вашем календаре; дальше штраф и замороженный счёт в банке
• Три менеджера присылают три отчёта в трёх форматах в три разных дня; воскресный вечер уходит на сборку одной таблицы
• В вашей почте перемешаны поставщик компании А, арендатор компании Б и письмо из школы; важное читается в четверг
• PRO одной компании не знает об истечении визы сотрудника, который перешёл в другую компанию; оформление начинается на неделю позже
• Встречи поставлены в двух фризонах и на материке в один день без учёта дороги
• Решения ждут вас: менеджеру нужно "да" на покупку в 2 000 AED, и он ждёт три дня, потому что сообщение утонуло

Что ассистент берёт на себя

Ниже - координация и администрирование. Стратегия, найм и увольнение менеджеров, деньги и подписи остаются у владельца.

• Бизнес, ассистент руководителя: одна почта и один календарь на все компании с правилами, что доходит до вас, а что обрабатывается без вас; дорога, приоритеты и короткий ежедневный список решений, которые за вами
• Бизнес, ассистент руководителя: календарь лицензий и продлений по каждой компании - торговая лицензия, карта учреждения, аренда, страховки, банковские документы - с напоминаниями заранее и ответственным по каждому пункту
• Бизнес, ассистент руководителя: координация PRO по всем компаниям, список виз и Emirates ID сотрудников со сроками, документы собраны для PRO-офицера или PRO-сервиса, который их проводит
• Бизнес, chief of staff: единый формат отчётов от менеджеров, еженедельные цифры собраны и сведены, контроль принятых вами решений до закрытия, подготовка еженедельной встречи владельца
• Бизнес, chief of staff: приоритеты между компаниями, список проектов с ответственными и датами, первый черновик плана или разбора проблемы для вашего решения
• Личное и дом: поездки, семейный календарь, личные документы, координация домашнего персонала, чтобы частная жизнь перестала конкурировать с четырьмя компаниями за один и тот же час
• Не делегируется: решения о найме и увольнении, подпись, банковские подтверждения и переводы без письменного правила, конфиденциальные кадровые и партнёрские вопросы, всё, что менеджер должен решать в рамках своих полномочий

Какой тип подходит и сколько стоит

Две роли решают две разные проблемы. Суммы - рыночная оценка в AED в месяц, полный пакет из базового оклада и надбавок; сверх него работодатель оплачивает визу, медицинскую страховку и резерв на выходное пособие.

• Ассистент руководителя: собирает ваш день, почту, документы и продления в одну систему; около 12 000 - 20 000, старший у владельца с семейным офисом 20 000 - 30 000
• Chief of staff: работает с вашими менеджерами, ведёт отчётность и доведение решений, готовит решения; ориентир 25 000 - 40 000 в зависимости от размера бизнесов
• Гибридный мульти-ассистент: бизнес, личное и дом в одном человеке для владельца, у которого нужно вести и частную жизнь; около 10 000 - 18 000, старший 18 000 - 25 000
• Одного человека достаточно, пока компании небольшие и операционку вы ведёте сами: начните с сильного ассистента руководителя
• Двое нужны, когда компаниями управляют менеджеры, а ваше узкое место - доведение до результата, а не расписание: ассистент руководителя для системы и chief of staff для менеджеров
• Частая ошибка - нанять chief of staff и использовать его как хранителя календаря; опишите два объёма отдельно, даже если сначала нанимаете одного человека

Как найти и проверить

Ассистенты руководителя приходят с позиций EA в холдингах, семейных офисах, банках и консалтинге; chief of staff - из операционного управления, консалтинга, управления проектами или из сильного EA, который перерос календарь. Проверяйте на собственном беспорядке.

• Практическая проверка, ассистент руководителя: список из 30 пунктов по трём компаниям (продления, встречи, поездка, банковский документ, личная запись) с двумя скрытыми пересечениями и одним просроченным сроком; попросите календарь, трекер продлений и пометку, что он поднял бы к вам сегодня
• Разбор почты: 20 сообщений от менеджеров, поставщиков, банка, администрации фризоны и семьи; какие три доходят до вас первыми и как обрабатываются остальные
• Профильная задача: собрать календарь продлений для двух компаний из образца дат лицензий, аренды и страховок и забронировать поездку на конференцию так, чтобы она не совпала с визитом по продлению
• Задача для chief of staff: три отчёта трёх менеджеров в разных форматах; попросите одну страницу для владельца с цифрами, открытыми решениями и рекомендацией
• Тревожные признаки: хочет решать за владельца, называет цифры прошлых работодателей, никогда не вёл трекер продлений или соответствия, не объясняет, что будет делать с менеджером, который его игнорирует
• План испытательного срока: месяц 1 почта, календарь и трекер продлений, каждое исходящее утверждаете вы; месяц 2 координация PRO и формат отчётов; месяц 3 приоритеты и доведение решений с менеджерами; письменный разбор каждый месяц

Риски и границы

Человек, который видит все ваши компании, видит всё. Границы защищают вас и защищают ассистента от невозможных положений.

• Конфиденциальность и неразглашение в договоре по всем компаниям и семье; что ассистент может сообщать каждому менеджеру, записано
• Доступ по ролям: делегированный доступ к вашей почте и календарю, свои логины в системах каждой компании, никаких личных банковских паролей, двухфакторная проверка везде
• Деньги: подтверждения и переводы остаются у вас или у названного менеджера в письменном лимите; ассистент готовит и отслеживает, но не платит
• Полномочия с менеджерами: chief of staff говорит с вашим мандатом о доведении решений, а не о самих решениях; скажите это менеджерам сами в первый день
• Зависимость от одного человека: календарь продлений, список доступов и формат отчётов живут в общих системах, а не в одной голове; документ передачи обновляется ежемесячно
• Запасной вариант: второй человек, который проведёт календарь неделю, например офис-менеджер вашей крупнейшей компании

Как мы помогаем

TLNT - консалтинг по подбору и найму. Мы помогаем владельцу нескольких бизнесов описать два объёма - ассистент руководителя и chief of staff, определить вилки зарплат как рыночную оценку, найти и оценить кандидатов практической проверкой на реальных задачах (календарь продлений по компаниям, разбор почты, одна страница из трёх отчётов) и подготовить понятное предложение. Решение о найме принимаете вы и условия с кандидатом согласуете сами; сотрудник оформляется напрямую в одну из ваших компаний, визу оформляет работодатель, а мы даём пошаговый чек-лист. Смотрите также наши страницы о chief of staff, гибридном ассистенте и ассистенте руководителя.

Вознаграждение фиксированное, сумму по роли называем до старта поиска: 10% от вознаграждения на старте, остальное когда сотрудник вышел на работу. Если не сложилось, бесплатно найдём замену, срок указан в договоре. Консалтинг и CRM считаем после бесплатного разбора.