Если ассистент уволился первый час, передача дел и план Б для работодателя в Дубае

Первый час: закройте то, что контролировал только ассистент

Сделайте это в день заявления, спокойно и без обвинений. Хороший ассистент поможет; вредит слабый процесс, а не уходящий человек.

• Аккаунты и пароли: выпишите каждый аккаунт, в который ассистент входит от вашего имени (почта, календарь, банк и карты, платформы поездок, госпорталы, доставка, соцсети). Смените пароли, которыми управляете вы, остальные перенесите в менеджер паролей, который принадлежит бизнесу, а не человеку
• Коды подтверждения: проверьте, какие аккаунты присылают коды на телефон или почту ассистента, и переведите их на ваш номер или общий рабочий номер
• Календарь: выгрузите или расшарьте полный календарь на свой аккаунт и попросите письменный список всех обязательств на ближайшие 30 дней с контактным лицом по каждому
• Ожидающие платежи: попросите список счетов на согласовании, регулярных платежей, продлений (лицензия, визы, страховка, автомобиль, школа, членства) и всего, что оплачивается с корпоративной или личной карты у ассистента. Карту заберите
• Ключи, пропуска, SIM-карты, ноутбук, рабочий телефон: список на одну страницу и дата возврата
• Люди: сообщите двум-трём контактам, которые ежедневно общаются с ассистентом (руководитель команды, бухгалтер, семья), кому звонить с этого момента

Первая неделя: передача дел, которая реально помогает

Большинство документов о передаче дел слишком длинные, чтобы их прочитать, и упускают ту самую деталь, которая важна. Попросите практическую версию и разберите её вместе, пока человек ещё здесь.

• Незакрытые задачи: каждое незавершённое дело со следующим шагом, сроком и тем, кто его ждёт
• Повторяющиеся задачи: что происходит ежедневно, еженедельно, ежемесячно и ежегодно, с датой ближайшего события (продления, данные для зарплаты, оплата школы, регистрация автомобиля, страховка)
• Контакты: поставщики, водители, врачи, школы, PRO, менеджер в банке, с телефонами и назначением каждого контакта
• Ваши предпочтения: как вы любите планировать встречи, какие письма хотите видеть, как ездите, на что никогда не соглашаетесь. Именно это новому ассистенту нужно больше всего
• Где что лежит: папки, общие диски, система хранения чеков и документов
• Проведите передачу в два подхода: один - ассистент пишет, второй - вы задаёте вопросы. Обычно хватает по тридцать минут

Временная замена: кто держит работу в промежутке

Никто не возьмёт всю роль завтра, поэтому разделите её. Цель на время паузы - чтобы ничего не истекло и ничего важного не пропало, а не чтобы всё работало как раньше.

• Календарь и почта: заберите на себя на время паузы, но только в два фиксированных окна в день; с руководителем команды договоритесь о правиле для срочного
• Платежи и продления: передайте список с датами бухгалтеру или офис-менеджеру и попросите еженедельное напоминание
• Дом и семейная логистика: домработница, водитель или член семьи берут фиксированные пункты (школа, доставки); остальное забронируйте заранее на месяц
• Удалённый ассистент на несколько недель: виртуальный ассистент быстро берёт разбор почты, бронирования и напоминания; что подходит удалённой работе, а что нет - в нашем гайде об удалённом и офисном ассистенте
• Если ассистент отрабатывает срок уведомления, письменно договоритесь, что он доделывает, а что передаёт вам; уходящий ассистент, за которым всё ещё числятся задачи, - самый частый источник сорванных сроков
• Запишите, что в паузе болело сильнее всего: этот список станет описанием следующей вакансии

Сколько занимает поиск нового и как его вести

Планируйте реалистичный срок, а не желаемый. Поиск и срок уведомления нового человека - два разных таймера.

• Поиск до шорт-листа: самостоятельно обычно несколько недель публикаций, фильтрации и собеседований, пока вы сами делаете работу ассистента. Через TLNT роль в среднем занимает около двух недель до шорт-листа; это среднее, а не обещание
• Срок уведомления выбранного человека: часто от одного до трёх месяцев, если он работает в ОАЭ; иногда готов выйти сразу, если между работами или на гибкой визе. Спрашивайте на первом звонке
• Используйте паузу, чтобы переписать описание роли: чем она была на самом деле, что добавить или убрать, реальные часы, уровень доступа. Шаблон - в нашем гайде об описании вакансии
• Бюджет задавайте по рынку, а не по прошлой зарплате: рыночная оценка для персонального ассистента около 5 000 - 10 000 AED в месяц, ассистента руководителя около 12 000 - 20 000, гибридного мульти-ассистента на бизнес, личные и домашние задачи около 10 000 - 18 000. Полный пакет; визу, страховку и резерв на выходное пособие оплачивает работодатель
• Проверяйте финалистов на вашей реальной боли: дайте всем одинаковое практическое задание (разбор почты, конфликт в календаре, продление с дедлайном) и сравните
• Если получится, сделайте пересечение: даже три дня работы старого и нового ассистента вместе экономят недели догадок

Как больше не зависеть от одного человека

Увольнение ударило потому, что знание жило в одной голове. Измените это один раз, и следующая смена ассистента станет обычным событием.

• Аккаунты принадлежат бизнесу: каждый логин в корпоративном менеджере паролей, каждый код подтверждения на рабочем номере, каждая подписка на корпоративной карте. Доступ выдаётся человеку, а не создаётся им
• Живой файл передачи: общий документ, который ассистент обновляет каждую пятницу за десять минут (незакрытые задачи, ближайшие продления, ключевые контакты). Вы читаете его раз в месяц
• Календарь продлений: один общий календарь со всеми датами лицензий, виз, страховок, автомобилей и школы, видимый вам и бухгалтеру
• Вторая пара рук: офис-менеджер, удалённый ассистент на несколько часов в неделю или сотрудник, знающий основы. Один человек в отпуске или на уведомлении не должен останавливать бизнес
• Письменные правила: как согласуется платёж, что ассистент решает сам, кому звонить, если вы недоступны. С правилами нового человека вводить в работу быстрее
• Относитесь к ассистенту хорошо, пока он здесь: понятные задачи, границы и рост; причины ухода, которые в руках работодателя, разобраны в нашем гайде о том, почему уходят ассистенты

Как мы помогаем

TLNT - консалтинг по подбору и найму. Когда ассистент увольняется, мы помогаем переписать описание роли исходя из того, что реально болело, определить вилку зарплаты как рыночную оценку, найти кандидатов и проверить их на модели ваших реальных задач, чтобы вы встречались с шорт-листом, а не фильтровали отклики, параллельно делая работу ассистента. Собеседуете, принимаете решение о найме и согласуете условия с кандидатом вы; сотрудник оформляется напрямую в вашу компанию, визу оформляет работодатель, а мы даём пошаговый чек-лист, включая список передачи дел и доступов из этого гайда.

Вознаграждение фиксированное, сумму по роли называем до старта поиска: 10% от вознаграждения на старте, остальное когда сотрудник вышел на работу. Если не сложилось, бесплатно найдём замену, срок указан в договоре. Консалтинг и CRM считаем после бесплатного разбора.