Испытательный срок ассистента: план на 30, 60 и 90 дней шаблон, который работодатель в Дубае может скопировать

До первого дня: что подготовить

План испытательного срока начинается до выхода человека. Половина провалов в первый месяц вызвана тем, чего работодатель не подготовил.

• Доступы: почта, календарь, общий диск, менеджер паролей с аккаунтами, нужными для роли, рабочий телефон или номер. Выдавайте доступ человеку; не позволяйте ему создавать аккаунты на своё имя
• Бриф на одну страницу: объём задач, рабочие часы и окно для срочного, три вещи, которые для вас важнее всего, ваши предпочтения (как вы ездите, как любите встречи, на что никогда не соглашаетесь)
• Знакомства: руководитель команды, бухгалтер, PRO, домашний персонал, два-три ключевых внешних контакта, по строке о том, для чего каждый
• Письменные цели на 30, 60 и 90 дней из разделов ниже, отправленные письмом в первый день, чтобы обе стороны потом смотрели на один и тот же текст
• Фиксированный слот еженедельной встречи: пятнадцать минут, один и тот же день недели, уже в календаре
• Сам договор: испытательный срок и уведомление прописаны. Описание роли не должно говорить одно, а договор другое

Дни 1-30: освоить систему, ни одного двойного бронирования

Первый месяц - про изучение вашего мира и про то, чтобы ничего не сломать. Оценивайте надёжность и отношение, а не скорость.

• Цели: знает правила календаря, ваши ключевые контакты и предпочтения в общении; ведёт календарь без двойных бронирований; делает рутинные бронирования и напоминания без подсказки
• Что измерять: конфликты в календаре (цель: ноль после второй недели), время ответа на ваши сообщения в рабочие часы, ошибки в именах, датах и суммах
• На что смотреть: человек спрашивает рано или угадывает; записывает ли; возвращается к вам с готовым результатом или с проблемой
• Шаблон письма с целями: В первые 30 дней вы берёте на себя календарь и рутинные бронирования, изучаете мои ключевые контакты и предпочтения, и мы встречаемся каждый понедельник на 15 минут. К 30-му дню я жду отсутствия конфликтов в календаре и того, что все рутинные напоминания идут от вас
• Дайте первую настоящую задачу со сроком на второй неделе: поездка с датой продления документа, платёж поставщику, который нужно дожать, семейная запись, которую нужно организовать. Смотрите на процесс, а не только на результат

Дни 31-60: взять почту и контроль задач

Второй месяц - про ответственность. Ассистент теперь должен вести части роли без просьбы, а вы должны замечать, что административки на вашем столе стало меньше.

• Цели: ведёт разбор почты с ежедневной сводкой того, что требует вас; организует поездки от начала до конца; ведёт список задач и закрывает их в срок; в гибридной роли координирует домашний персонал и подрядчиков
• Что измерять: приоритетные письма отвечены или переданы вам в согласованное время, задачи закрыты в срок, поездки без ошибок, одна недельная сводка отправлена без напоминания
• На что смотреть: суждение под давлением, тон сообщений от вашего имени, деликатность с информацией, как человек обращается с ошибкой
• Шаблон письма с целями: К 60-му дню вы самостоятельно ведёте почту и поездки, присылаете мне короткую ежедневную сводку и пятничный список открытых задач, а до меня по ошибке доходит меньше трёх административных задач в неделю
• Разговор в середине срока на 45-й день: более длинная беседа на 30 минут. Если здесь есть серьёзные сомнения, скажите об этом ясно и запишите, что должно измениться к 60-му дню

Дни 61-90: предугадывать, затем решать

Третий месяц показывает, ассистент перед вами или исполнитель поручений. Потом вы решаете - в назначенную дату, не позже.

• Цели: готовит материалы к встречам и списки задач до того, как попросят; предлагает улучшение одного процесса; справляется с неделей вашего отсутствия в рамках согласованного права решать; в гибридной роли ведёт домашний календарь без вашего участия
• Что измерять: дела, к которым вы больше не прикасаетесь вообще, ваши собственные часы на административку по сравнению с первым месяцем, отзывы двух-трёх людей, которые больше всего работают с ассистентом
• Решение: подтвердить, продлить с конкретными целями или расстаться. Запишите и скажите человеку в назначенную дату; молчание читается как нет
• Факты об испытательном сроке, осторожно: по действующим трудовым правилам ОАЭ максимальный испытательный срок - шесть месяцев; работодатель, расторгающий договор на испытательном сроке, обязан дать письменное уведомление минимум за 14 дней; после испытательного срока срок уведомления задаётся договором, обычно от 30 до 90 дней. Сверяйтесь с договором и текущим законом в вашем случае; это не юридическая консультация. Подробности в нашем гайде об испытательном сроке и уведомлении в ОАЭ
• Если подтверждаете: скажите, как выглядят следующие шесть месяцев, включая следующий обзор и шаг по зарплате, если вырастет объём; почему это важно, объясняет наш гайд о том, почему уходят ассистенты
• Шаблон письма с целями: К 90-му дню вы готовите мою неделю до того, как я попрошу, ведёте один процесс, который улучшили, и [дата] мы встречаемся, чтобы подтвердить роль

Еженедельные встречи и как давать обратную связь

Обратная связь - то, что работодатели чаще всего пропускают, и то, что ассистенты ценят больше всего. Пятнадцать минут в неделю избавляют от тяжёлого разговора на 90-й день.

• Формат: одни и те же три вопроса каждую неделю. Что получилось, что пошло не так и почему, что вам нужно от меня
• Конкретно, а не в общем: не "нужно быть организованнее", а "встречи с поставщиком в четверг не было в календаре; давайте договоримся, как новые встречи туда попадают"
• Вовремя и наедине: в тот же день или на следующий, один на один. Похвала может быть при всех; замечания - никогда
• В обе стороны: спросите, что из ваших действий тормозит ассистента. Поздние ответы, отменённые решения и неясные приоритеты обычно в начале этого списка
• Пишите заметки в одном общем документе; на 90-й день у вас будет двенадцать коротких записей вместо ощущения
• Смотрите на закономерности, а не на единичные случаи: одна упущенная деталь в первый месяц - норма; один и тот же тип ошибки на третьей, шестой и девятой неделе - это решение

Как мы помогаем

TLNT - консалтинг по подбору и найму. Мы помогаем написать цели на 30-60-90 дней из вашего реального объёма задач до старта поиска, чтобы кандидатов оценивали на тех же задачах, по которым их будут судить на испытательном сроке: разбор почты, конфликты в календаре, контроль задач и, для гибридной роли, координация дома, на модели вашей реальной работы. Собеседуете, принимаете решение о найме, согласуете условия и ведёте испытательный срок вы; сотрудник оформляется напрямую в вашу компанию, визу оформляет работодатель, а мы даём пошаговый чек-лист, включая этот план.

Вознаграждение фиксированное, сумму по роли называем до старта поиска: 10% от вознаграждения на старте, остальное когда сотрудник вышел на работу. Если не сложилось, бесплатно найдём замену, срок указан в договоре. Консалтинг и CRM считаем после бесплатного разбора.