Конфиденциальность ассистента, NDA и доступы что согласовать до первого входа в систему

Пункты для обсуждения с юристом в ОАЭ

Пункт о конфиденциальности в трудовом договоре или отдельное NDA, подписанное вместе с ним, - нормальная практика для роли ассистента в Дубае. Что в нём написано и насколько исполним каждый пункт, зависит от договора и действующих правил ОАЭ, поэтому несите этот список юристу, а не копируйте шаблон из интернета.

• Что считается конфиденциальным: информация о бизнесе, финансы, клиенты и партнёры, детали семьи и дома, здоровье, поездки, недвижимость, фото и всё, что помечено как личное
• Кто может это получать: никто вне письменного списка, а внутри дома и компании только те, кому это нужно для задачи
• Сколько действует: во время работы и какой-то период после ухода; спросите юриста, какой период реалистичен и исполним
• Устройства и аккаунты: работает ли ассистент на рабочем телефоне и ноутбуке, что происходит с данными на личных устройствах и что все доступы возвращаются в конце
• Соцсети и публичные комментарии: никаких постов, историй и комментариев о работодателе, семье, доме и поездках, включая "анонимные"
• Конфликт интересов и подработка: может ли ассистент работать на других и обязанность сообщать о любой связи с вашими поставщиками или партнёрами
• Персональные данные членов семьи и персонала: как хранятся и передаются; спросите юриста, как правила о защите данных в ОАЭ применяются к частному дому и к вашей компании
• Последствия нарушения: что говорит договор, и то, что пункт - сдерживающий фактор и основание для действий, а не технический контроль; контроль описан в следующем разделе

Уровни доступа: почта, календарь, банк, документы, пароли

Решайте доступ по каждой системе, а не одним переключателем "доверяю". Трёх уровней хватает большинству владельцев. Нового ассистента начинайте с уровня 1 и поднимайте системы по лестнице, как описано в нашем гайде о том, что делегировать в первую очередь.

Деньги: одно правило, которое предотвращает большинство проблем

Большинство дорогих случаев с ассистентами - не кража. Это перевод, сделанный добросовестно по поддельному поручению, карта, использованная на "мелочь", которая разрослась, или реквизиты получателя, изменённые письмом. Одно письменное правило закрывает все три.

• Никакого перевода без вашего письменного подтверждения именно этой суммы и этого получателя; сообщение в WhatsApp считается, если оно ваше и номер проверен
• Любая смена банковских реквизитов поставщика или подрядчика подтверждается звонком на номер, который у вас уже есть, а не на номер из письма
• У карты ассистента месячный лимит, утверждённые категории и чеки, собираемые еженедельно; выписку смотрите вы или бухгалтер
• Срочные просьбы "от вас" кому-то заплатить по умолчанию считаются подозрительными; ассистент перезванивает вам на известный номер
• Наличные дома, если есть, - фиксированная сумма с простым журналом; пополнение по чекам, а не по запросу
• Разберите правило с ассистентом в первый день и повторите на третьем месяце, когда рутина расслабляет

Что фиксировать и проверять

Учёт - не слежка за человеком. Это запись, которая защищает обоих, если что-то пойдёт не так, и делает возможной передачу дел.

• Платежи: дата, получатель, сумма, назначение и кто утвердил, в одной таблице, которую вы или бухгалтер смотрите ежемесячно
• Доступы: список каждой системы, куда может войти ассистент, с уровнем и датой выдачи; пересматривайте раз в квартал
• Переданные документы: оригиналы, карты, ключи и устройства, с отметкой о выдаче и возврате
• Решения в пределах лимита: короткая еженедельная сводка, что забронировано, заказано и оплачено без вопроса к вам
• Контакты: поставщики, подрядчики, школы, врачи с заметками, в общем файле, который остаётся у вас, если ассистент уходит
• Повторяющиеся задачи и как они делаются: документ передачи дел, который пишется с первого месяца, а не в последнюю неделю

Чек-лист расставания

Люди уходят по нормальным причинам. Если список доступов выше существует, расставание занимает полдня; если нет, оно занимает недели, а часть вещей не находится никогда.

• До последнего дня: сессия передачи дел по повторяющимся задачам, открытым вопросам и учёту продлений, письменно и с подтверждением
• Доступы: делегированный доступ снят, общие записи хранилища сменены, коды двухфакторной проверки и варианты восстановления на ваших аккаунтах проверены, рабочий ящик перенаправлен или заархивирован
• Карты и деньги: карта ассистента закрыта, наличные пересчитаны, последняя выписка сверена
• Устройства и документы: телефон, ноутбук, ключи, пропуска и оригиналы возвращены по списку выдачи; данные на личных устройствах удалены, как согласовано в договоре
• Контакты: поставщикам, школам и подрядчикам сообщено, кто новый контакт, чтобы указания бывшего ассистента не исполнялись
• Бумаги: шаги при уходе сотрудника в ОАЭ, отмена визы и выходное пособие - на работодателе, как требуют договор и действующие правила; см. наши гайды о трудовом договоре и об испытательном сроке и уведомлении
• Короткий разговор о конфиденциальности на выходе: напоминание о пункте договора и о том, что остаётся личным после ухода

Как мы помогаем

TLNT - консалтинг по подбору и найму. Мы помогаем описать роль ассистента с уровнями доступа прямо в описании вакансии, найти и оценить кандидатов практической проверкой со сценарием на конфиденциальность (поставщик просит сменить реквизиты, звонит журналист, член семьи просит документ), проверить рекомендации на сдержанность и подготовить предложение. Формулировки договора и NDA - для вашего юриста; мы даём список пунктов, которые стоит поднять. Решение о найме принимаете вы и условия с кандидатом согласуете сами; сотрудник оформляется напрямую в вашу компанию, визу оформляет работодатель, а мы даём пошаговый чек-лист.

Вознаграждение фиксированное, сумму по роли называем до старта поиска: 10% от вознаграждения на старте, остальное когда сотрудник вышел на работу. Если не сложилось, бесплатно найдём замену, срок указан в договоре. Консалтинг и CRM считаем после бесплатного разбора.