Один ассистент или несколько бизнес, личное и дом: как разделить нагрузку в Дубае

В чём на самом деле вопрос

Дело не в названиях должностей. Дело в трёх вещах: сколько часов работы, сколько из них требуют присутствия в двух местах одновременно и сколько личной информации должен держать один человек.

• Часы: выпишите деловые, личные и домашние задачи отдельно и оцените часы в неделю по каждому списку; если сумма больше одной рабочей недели, один человек не справится при любом названии
• Места: человек не может быть в офисе на совете директоров и на вилле с подрядчиком одновременно; посчитайте, как часто так случается
• Информация: один гибридный человек видит финансы бизнеса, расписание семьи и ваш дом; решите, приемлема ли для вас такая концентрация
• Поездки: если вы часто ездите, кто остаётся с домом, а кто едет с вами; гибридный человек не может и то и другое
• Рост: схема, которая работает сегодня, через год может не работать; выбирайте ту, в которую можно добавить второго человека без перестройки всего

Один гибридный мульти-ассистент: когда работает

Гибридный ассистент ведёт деловой календарь и почту, ваши личные поручения и координацию дома. Это хорошо работает в конкретной ситуации и плохо за её пределами.

• Работает, когда: небольшой бизнес или частная практика, один дом без проживающего персонала или с одним-двумя сотрудниками, один объект, владелец большую часть времени в Дубае
• Работает, когда: домашняя часть - координация, а не руки; ассистент планирует уборку и обслуживание, а не убирает и не готовит
• Ломается, когда: бизнес вырастает до команды с ежедневной координацией, а в доме несколько сотрудников, два объекта и детская логистика; человек начинает ронять одну из сторон
• Ломается, когда: присутствие нужно в двух местах в один день несколько раз в неделю
• Ломается, когда: конфиденциальность одной стороны настолько чувствительна, что вы не хотите смешивать её с другой
• Рыночная оценка: 10 000 - 18 000 AED в месяц, старший 18 000 - 25 000, ориентир; см. страницу роли гибридного ассистента

Двое или трое: кто что делает

Когда одного человека мало, разделение обычно идёт по трём спискам. У каждой роли есть своя страница с обязанностями, зарплатой и способом проверки.

• Ассистент руководителя: деловой календарь, почта, встречи, напоминания, поездки, координация с партнёрами и советом; рыночная оценка 12 000 - 20 000 AED, 20 000 - 30 000 для топ-уровня или частного семейного офиса
• Управляющий домом: домашний персонал, обслуживание, поставщики, запасы, календарь объекта, ремонт и подрядчики; ориентир 10 000 - 20 000 AED
• Личный водитель: машина и перемещения семьи, школа, аэропорт, поручения, где нужна машина; семейный водитель 3 000 - 5 000 AED, опытный 5 000 - 7 000, VIP-шофёр 7 000 - 10 000
• Лайфстайл-менеджер или личный консьерж, когда поездки, рестораны, события и личные бронирования - большая часть нагрузки; ориентир 10 000 - 18 000 AED
• Chief of staff (руководитель аппарата), когда деловой стороне нужен человек, который ведёт проекты и людей за владельца, а не только календарь; ориентир 25 000 - 40 000 AED в зависимости от размера бизнеса
• Для дома поменьше между этими ролями может стоять личный ассистент: см. наше сравнение личного ассистента, ассистента руководителя и офис-менеджера

Сравнение стоимости

Рыночная оценка в AED в месяц, полный пакет; сверх него работодатель оплачивает визу, медицинскую страховку и резерв на выходное пособие за каждого сотрудника. Стоимость одного человека - не единственная цифра: посчитайте цену задач, которые один человек уронит.

Конфиденциальность и как делить

Больше людей - меньше концентрации информации в одной голове, но больше людей, которые что-то знают. Границы решайте до найма, а не после.

• Давайте каждому ту информацию, которая нужна его списку: управляющему домом не нужен банк бизнеса, ассистенту руководителя не нужны медицинские карты детей
• Один общий календарь ваших перемещений, где личные записи видны как "занято" тем, кому детали не нужны
• Один человек координирует остальных, когда вас нет; обычно ассистент руководителя или chief of staff, и это записано в обоих описаниях должностей
• Денежные правила по ролям: у управляющего домом бюджет дома и лимит, ассистент руководителя готовит деловые платежи на ваше утверждение; никто не переводит без письменного правила
• Пункт о конфиденциальности в каждом трудовом договоре и короткий письменный список, что каждый может и не может передавать; см. наш гайд о конфиденциальности, NDA и доступах
• Записи для передачи дел по каждой роли с первого месяца, чтобы отпуск или увольнение не остановили дом или бизнес

Как мы помогаем

TLNT - консалтинг по подбору и найму для офисных ролей и частных домов. Мы помогаем посчитать нагрузку, выбрать между одним гибридным человеком и разделением, написать описание по каждой роли, определить вилки зарплат как рыночную оценку, найти и оценить кандидатов практической проверкой (спланировать неделю с деловыми и домашними пересечениями, скоординировать подрядчика, свести бюджет) и подготовить предложения. Решение о найме принимаете вы и условия с каждым кандидатом согласуете сами; люди оформляются напрямую к вам или в вашу компанию, визу оформляет работодатель, а мы даём пошаговый чек-лист.

Вознаграждение фиксированное, сумму по роли называем до старта поиска: 10% от вознаграждения на старте, остальное когда сотрудник вышел на работу. Если не сложилось, бесплатно найдём замену, срок указан в договоре. Консалтинг и CRM считаем после бесплатного разбора.